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會議策劃人員如何確定會期的長短
2021-04-09
會議策劃人員如何確定會期的長短：會期是指整個會議所需要的時間的長短。會期主要是按照會議議程的多少來安排，可以安排半天、一天、三天、五天不等。
“會期適中”是指會期安排能夠滿足完成所有議程的要求，不拖沓也不緊張；然后還有每次集會應(yīng)有的時間限制，最佳的時間范圍是在2個小時內(nèi)，若超過這個時限，應(yīng)安排會間休息。紐萊弗上?；顒硬邉澒菊J(rèn)為一般需要根據(jù)以下要素來決定會期的長短。
一是要看會議的議題有多少。議題較多時，會期可以安排的長些；議題比較少時，會期可以安排的時間短一些。當(dāng)然某些性質(zhì)比較特殊的會議除外。通常情況下一次會議的議題要安排適宜，確保大家能夠充分的進(jìn)行討論和發(fā)表意見，并且還可以能夠高效率地利用時間解決問題。安排會議活動議題的技巧如下：
▲一個主要議題和一兩個小議題的搭配安排。把同類性質(zhì)的議題一起提交給會議討論。
▲適當(dāng)準(zhǔn)備一些后備議題，方便在會議進(jìn)展順利、時間充裕的情況下供會議人員進(jìn)一步討論。
▲是看議程的簡繁。不同性質(zhì)的會議有不同的會議程序。議程的繁簡也會影響會期的長短，必須納入考慮范圍。
二是考慮松緊適度。會議議程和日程不宜安排得過密過緊，但也不要拖沓散漫，會議活動策劃人員必須要學(xué)會靈活安排，同時還要注意預(yù)留一點(diǎn)時間，以應(yīng)對臨時狀況或特殊情況。
商定了會議時間又確定了會期長短后，大會的組織者才便于安排落實(shí)具體的會議日程，同時也便于在會議通知中寫明，使與會人員能有計劃地安排、協(xié)調(diào)好其間的工作。
