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在酒店進(jìn)行會議策劃工作流程和標(biāo)準(zhǔn)
2021-05-26
其實(shí)想要把一場會議策劃好，涉及到會議服務(wù)的各個(gè)方面都不能放過。尤其是會前的準(zhǔn)備工作，會中的服務(wù)工作和會后的善后工作等。
1、在組織一次會議之前，一定要明確此次會議的目的。會議不論大小和規(guī)模，都要有明確的會議的議題及所要討論和需要解決的問題，并要讓參會人員知曉，同時(shí)還要做好提前的準(zhǔn)備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解，一定要及時(shí)發(fā)放并叮囑參會人員閱。
2、參會人員范圍一定要準(zhǔn)確。一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。參與會議的人數(shù)范圍既不能過大但是也不能過小。人數(shù)過多就會造成表達(dá)意見過多散，不好現(xiàn)場形成統(tǒng)一意見，而且也容易造成會議時(shí)間的冗長；人數(shù)太少的話也不能有效收集意見。
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3、做好會議前的準(zhǔn)備工作。會議前準(zhǔn)備工作應(yīng)包括發(fā)放會議通知，會議策劃人員的通知內(nèi)容要做到全面，需要包括時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參加人員、會議議程及所需時(shí)間、會議要求等，同時(shí)要確保發(fā)放到位，避免因?yàn)閰⒓尤宋唇拥酵ㄖ绊憛那樾纬霈F(xiàn)。會議現(xiàn)場的布置（包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式）、調(diào)試好燈光、音響、空調(diào)等電子設(shè)備。
4、會議過程中應(yīng)該充分發(fā)揮主持人的協(xié)調(diào)作用。合理安排次序，一般重要的議題放在前面討論。在開會時(shí)要注意緊緊圍繞會議議題發(fā)言，同時(shí)要控制好發(fā)言時(shí)間，有的企業(yè)為了控制時(shí)間，設(shè)置鬧鐘、提示器等設(shè)備進(jìn)行提示，當(dāng)發(fā)言人離題太遠(yuǎn)，也可以提醒主持人制止。當(dāng)會議議題爭論不下時(shí)，會議策劃人員要及時(shí)進(jìn)行會場協(xié)調(diào)，保證主辦方的會議活動能夠順利進(jìn)行。
